Sáng thứ hai, Lâm Dư An nhìn thấy thay đổi đầu tiên trong kế hoạch tích hợp lúc tám giờ mười hai. Không phải email. Cũng không phải tin nhắn từ Quang. Một dòng mới xuất hiện ngay trong bảng việc chung, nằm giữa phần chuyển dữ liệu lịch sử và phần thống nhất báo cáo tài chính:
Ngày chuyển đổi: toàn bộ yêu cầu mua hàng mới đi qua quy trình phê duyệt chung của tập đoàn.
Dư An đọc lại hai lần rồi kéo phần ghi chú xuống dưới. Người cập nhật là Quang, nhưng quyết định được gắn nhãn “PMI đề xuất”. Ngay cạnh đó là thời hạn hoàn tất thiết kế trong mười ngày.
Cậu không bực vì ai đó sửa kế hoạch mà không hỏi mình. Kế hoạch tích hợp vốn là tài liệu chung, và việc phía PMI đưa ra phương án là bình thường. Điều khiến cậu dừng chuột là chữ “toàn bộ”.
Ba năm làm với hệ thống mua hàng đủ để Dư An biết một từ như vậy thường nguy hiểm hơn một đoạn giải thích dài. Cậu mở dữ liệu ba tháng gần nhất, kéo báo cáo các luồng xin duyệt rồi nhắn Tuấn.
“Em có ở bàn không?”
Tuấn trả lời gần như ngay lập tức: “Có. Anh cần gì?”
“Cho anh số lượng yêu cầu mua hàng ba tháng gần nhất, tách theo loại. Thêm thời gian từ lúc tạo tới lúc được duyệt cuối.”
“Dùng bảng hôm trước được không?”
“Không. Bảng hôm trước chỉ có giao dịch đã hoàn thành. Anh cần cả những cái bị trả lại, hủy giữa chừng và đổi người duyệt.”
Tuấn gửi biểu tượng đã hiểu. Dư An tiếp tục mở sơ đồ quy trình hiện tại của công ty.
Trên giấy, quy trình rất đơn giản. Nhân viên tạo yêu cầu, quản lý xác nhận, tài chính kiểm tra ngân sách, người có thẩm quyền cuối cùng phê duyệt. Nếu chỉ đọc tới đó, việc đưa toàn bộ sang một quy trình chung của tập đoàn nghe hoàn toàn hợp lý.
Nhưng hệ thống thật chưa bao giờ sạch như sơ đồ. Một số yêu cầu gắn với cam kết giao hàng cho khách, một số là bổ sung vật tư khẩn cho kho, một số chỉ xác nhận chi phí nằm trong hợp đồng đã duyệt từ trước. Người duyệt cũng có thể thay đổi theo địa điểm, loại chi phí hoặc hạn mức. Đưa tất cả sang quy trình mới trong một ngày đồng nghĩa phải ánh xạ đủ những ngoại lệ đó trước khi chuyển đổi.
Dư An nhìn lịch. Chín giờ rưỡi có cuộc họp về kiểm soát nội bộ. Hoài Cẩn sẽ có mặt.
Cậu đóng bảng kế hoạch, không nhắn riêng cho người kia. Chuyện này không cần giải quyết bằng tin nhắn giữa hai người.
Chín giờ ba mươi ba, phòng họp có tám người.
Quang trình bày thay đổi ở phút thứ mười hai. “Phía tập đoàn muốn từ ngày chuyển đổi, các yêu cầu mua hàng mới đi theo một luồng phê duyệt chung. Mục tiêu là tránh hai chuẩn kiểm soát tồn tại song song quá lâu.”
Người phụ trách tài chính phía tập đoàn gật đầu. “Nếu để hai hệ thống phê duyệt chạy song song sáu, tám tuần thì lúc kiểm tra sau này rất khó giải thích khoản nào theo chuẩn nào.”
Dư An đợi họ nói xong mới hỏi: “Luồng chung đã đối chiếu đủ các loại yêu cầu hiện tại chưa?”
Quang nhìn sang Hoài Cẩn rồi trả lời: “Chưa tới mức chi tiết. Hôm nay mới chốt nguyên tắc.”
“Vậy tôi phản đối nguyên tắc ‘toàn bộ’.”
Căn phòng yên đi một nhịp. Không ai bất ngờ vì Dư An phản biện. Nhưng từ đầu dự án tới giờ, phần lớn bất đồng đều xoay quanh cách triển khai một mục tiêu đã thống nhất. Lần này cậu đang phản đối chính mục tiêu được đưa vào kế hoạch.
Người phụ trách tài chính hỏi: “Vì lý do kỹ thuật?”
“Không chỉ kỹ thuật.” Dư An mở màn hình. “Nếu đây chỉ là chuyện đổi nơi bấm nút thì đội tôi có thể làm. Vấn đề là hai bên đang dùng từ ‘phê duyệt’ cho những việc không hoàn toàn giống nhau.”
Cậu chiếu sơ đồ hiện tại lên màn hình. Không dùng tên hệ thống, không dùng các mã nội bộ. Chỉ là bốn loại yêu cầu được đặt cạnh nhau: mua hàng thông thường, bổ sung khẩn cho kho, chi phí theo hợp đồng đã ký và mua hàng gắn với cam kết giao cho khách.
“Ví dụ yêu cầu bổ sung khẩn cho kho. Hiện tại nếu lượng tồn xuống dưới ngưỡng, hệ thống đưa thẳng tới quản lý vận hành và tài chính theo hạn mức đã được duyệt từ trước. Thời gian mục tiêu là dưới bốn giờ. Nếu chuyển sang luồng chung mà người duyệt cuối nằm ở cơ cấu tập đoàn, chúng ta phải chắc người đó hiểu đây không phải một yêu cầu mua mới theo nghĩa thông thường.”
Người tài chính nói: “Có thể tạo ngoại lệ.”
“Được. Nhưng hiện tại chưa có danh sách ngoại lệ đầy đủ.”
“Có thể hoàn thiện trong mười ngày.”
Dư An không trả lời ngay. Cậu nhìn Hoài Cẩn. Người kia từ đầu vẫn ngồi im, một tay đặt cạnh laptop, không có vẻ định cắt lời.
Dư An quay lại màn hình. “Tôi chưa có đủ dữ liệu để nói mười ngày là không thể. Nhưng tôi có đủ dữ liệu để nói hôm nay chưa thể chốt toàn bộ sẽ chuyển.”
Hoài Cẩn lên tiếng lần đầu. “Cậu cần gì để chốt được?”
Câu hỏi rất bình thường. Không phải “cậu có làm được không”, cũng không phải “bao lâu thì xong”.
Dư An đáp: “Danh sách toàn bộ loại yêu cầu ba tháng gần nhất, thời gian xử lý, số lần đổi người duyệt, số giao dịch đi theo hạn mức đã duyệt trước và những luồng phụ thuộc vai trò không tồn tại ở cơ cấu mới. Tôi đang cho đội lấy.”
“Bao lâu?”
“Trưa nay có bản đầu.”
Hoài Cẩn gật đầu. “Vậy chưa chốt mục này.”
Người phụ trách tài chính quay sang. “Nhưng định hướng kiểm soát vẫn nên là một luồng.”
“Định hướng có thể giữ.” Hoài Cẩn nói. “Ngày áp dụng thì chưa.”
Dư An nhìn cậu một giây rồi trở lại tài liệu. Cuộc họp tiếp tục, nhưng mục “toàn bộ yêu cầu mua hàng đi qua quy trình chung từ ngày chuyển đổi” bị đổi trạng thái thành chờ xác minh.
Không phải chiến thắng. Chỉ là một quyết định chưa được phép giả vờ rằng đã đủ dữ kiện.
Mười giờ bốn mươi, Tuấn kéo ghế sang bàn Dư An với vẻ mặt không vui.
“Anh, số xấu hơn em nghĩ.”
“Bao nhiêu?”
“Ba tháng có một nghìn tám trăm chín mươi sáu yêu cầu. Nếu tính theo luồng chuẩn thì ổn. Nhưng hai trăm tám mươi mốt cái đổi người duyệt ít nhất một lần. Một trăm chín mươi ba cái đi qua luồng kho khẩn. Còn loại theo hợp đồng hạn mức em chưa tách xong.”
Dư An kéo file về phía mình. “Sao đổi người duyệt nhiều vậy?”
“Có nghỉ phép, thay quản lý, đổi trung tâm chi phí. Với mấy bộ phận vận hành thì còn phụ thuộc ca.”
“Cho anh lý do đổi theo nhóm.”
Tuấn nhìn đồng hồ. “Trước trưa?”
“Có gì trước trưa đưa trước. Không cần đẹp.”
Tuấn thở ra. “Em hiểu vì sao anh phản đối rồi.”
“Đừng hiểu theo kiểu anh thích phản đối.”
“Không. Ý em là nếu đổi hết ngày đầu thì đội mình chết.”
Dư An nhướng mắt. “Đừng dùng đội mình làm tiêu chí thiết kế.”
“Người dùng chết?”
“Cũng không.”
Tuấn chịu thua. “Vậy tiêu chí là gì?”
“Đơn hàng không được dừng vì mình vẽ một sơ đồ đẹp.”
Tuấn cười rồi quay về bàn. Mười một giờ mười, chị Hà đi ngang, dừng lại cạnh Dư An. “Nghe nói em chặn một mục của PMI?”
“Em yêu cầu chưa chốt.”
“Khác nhau về câu chữ thôi.”
“Khác nhiều.”
Hà nhìn bảng dữ liệu. “Có chắc không?”
“Chưa. Đang kiểm.”
“Anh Cẩn nói gì?”
Dư An ngừng tay một nhịp. “Chưa nói gì ngoài việc đợi dữ liệu.”
Hà gật đầu, định đi rồi quay lại. “Nếu phía trên ép thì báo chị.”
“Không cần.”
“Em chắc?”
“Chị Hà.” Dư An ngả lưng vào ghế. “Tống Hoài Cẩn phụ trách tiến độ tích hợp. Anh ấy không phải sếp của em.”
Hà nhìn cậu hai giây, khóe môi nhếch lên. “Chị biết. Chị chỉ sợ em quên người ta có quyền lực hơn em trong phòng họp.”
“Có quyền khác em. Không phải quyền hơn ở mọi việc.”
“Đấy.” Hà gõ nhẹ lên lưng ghế. “Giữ được câu đó thì tốt.”
Chị đi rồi, Dư An nhìn lại màn hình. Đó chỉ là cấu trúc dự án. Phía PMI quyết định mốc tích hợp và mức rủi ro chấp nhận được; Dư An có quyền từ chối một thiết kế hệ thống nếu nó tạo ra rủi ro vận hành chưa được nhìn thấy. Khi hai quyền đó xung đột, dữ kiện phải được đưa ra bàn.
Mười hai giờ hai mươi sáu, file đầu tiên hoàn tất. Dư An bỏ bữa trưa tại pantry, mang hộp cơm về bàn và vừa ăn vừa rà số. Một nghìn tám trăm chín mươi sáu yêu cầu trong ba tháng. Hai trăm tám mươi mốt lần thay người duyệt. Một trăm chín mươi ba yêu cầu kho khẩn, trong đó hơn một nửa hoàn thành dưới hai giờ. Ba trăm mười bảy yêu cầu phát sinh từ hợp đồng đã có hạn mức, nghĩa là phần quyết định “có mua hay không” đã diễn ra trước đó; bước hiện tại chủ yếu kiểm tra việc sử dụng đúng hợp đồng và ngân sách.
Điểm đáng chú ý nhất nằm ở một cột Tuấn mới thêm. Nếu áp cơ cấu người duyệt của tập đoàn theo cách ánh xạ hiện tại, hai trăm ba mươi sáu yêu cầu trong mẫu sẽ không tìm được người có vai trò tương ứng. Dư An kiểm lại ba trường hợp bằng tay rồi gọi Mai bên an toàn hệ thống sang. Hai người mất gần bốn mươi phút để xác nhận đây không phải lỗi dữ liệu. Cơ cấu thật sự khác nhau.
Một giờ bốn mươi, Dư An gửi file vào nhóm cuộc họp kèm ba dòng:
Đề xuất: không chuyển toàn bộ luồng phê duyệt trong ngày chuyển đổi. Giữ cách xử lý hiện tại tối đa sáu tuần, nhưng áp ngay các ngưỡng kiểm soát bắt buộc của tập đoàn. Chuyển từng nhóm luồng sau khi xác nhận người chịu trách nhiệm tương ứng.
Tin nhắn đầu tiên tới từ Quang: “Có thể rà lại lúc 14:30?”
Dư An trả lời: “Được.”
Hai phút sau Hoài Cẩn thả dấu đã xem, không nhắn riêng. Dư An thấy vậy lại dễ chịu hơn một lời “ổn”; cậu không cần người kia đồng ý trước cuộc họp.
Hai giờ ba mươi, cuộc họp lần này đông hơn buổi sáng hai người.
Hoài Cẩn bắt đầu thẳng vào vấn đề. “Dư An, cậu trình bày.”
Dư An không lặp lại toàn bộ số liệu. Cậu chỉ đưa ba điểm khiến phương án ban đầu không an toàn.
“Thứ nhất, mười hai phẩy bốn phần trăm yêu cầu trong mẫu không tìm được người duyệt tương ứng nếu dùng cơ cấu hiện tại của tập đoàn. Thứ hai, khoảng mười phần trăm là yêu cầu vận hành khẩn; nếu thêm một tầng duyệt chưa được thiết kế cho loại này, thời gian xử lý có thể vượt mức cam kết. Thứ ba, gần mười bảy phần trăm là yêu cầu dựa trên hợp đồng và hạn mức đã được duyệt trước. Đưa chúng qua cùng một luồng với mua hàng mới sẽ làm người duyệt phải quyết lại một việc đã được quyết ở bước khác.”
Người tài chính hỏi: “Mười hai phẩy bốn phần trăm đó có chắc là không tìm được vai trò tương ứng, hay chỉ do dữ liệu nhân sự chưa cập nhật?”
“Chúng tôi kiểm mẫu năm mươi trường hợp. Ba mươi tám trường hợp là khác cơ cấu thật, không phải dữ liệu cũ. Mười hai trường hợp còn lại cần nhân sự xác nhận.”
“Vậy vẫn chưa phải toàn bộ.”
“Đúng. Nên tôi không nói mười hai phẩy bốn phần trăm là con số cuối. Tôi nói nó đủ lớn để không nên chuyển cả hệ thống trước khi biết phần còn lại.”
Hoài Cẩn hỏi: “Nếu giữ luồng cũ sáu tuần, rủi ro kiểm soát của tập đoàn nằm ở đâu?”
Đây mới là câu khó. Dư An đổi trang trình bày. “Ở việc công ty mục tiêu có một số hạn mức phê duyệt cao hơn chuẩn mới. Tôi đề xuất không giữ nguyên phần đó. Ngay ngày chuyển đổi, các khoản vượt ngưỡng của tập đoàn phải bị chặn hoặc yêu cầu thêm xác nhận. Nhưng thứ tự người duyệt bên dưới vẫn dùng luồng hiện tại cho tới khi đối chiếu xong.”
“Có nghĩa là hai lớp quy tắc cùng chạy.”
“Trong sáu tuần, đúng.”
“Khó kiểm tra.”
“Khó hơn một luồng. Nhưng dễ kiểm tra hơn một luồng sai.”
Căn phòng im đi. Quang nhìn xuống laptop như tránh để lộ phản ứng. Chị Hà ngồi phía đối diện không thay đổi nét mặt.
Hoài Cẩn vẫn nhìn trang trình bày. “Nếu có giao dịch vượt ngưỡng mà lớp kiểm tra mới lỗi thì sao?”
“Không cho đi tiếp.”
“Ảnh hưởng vận hành.”
“Có. Nhưng đó là rủi ro của một quy tắc kiểm soát bắt buộc. Khác với việc hệ thống tự gửi yêu cầu tới sai người.”
“Thời gian sửa khi lớp kiểm tra lỗi?”
“Đội tôi chịu trách nhiệm trong giờ làm việc. Ngoài giờ có trực. Với giao dịch kho khẩn, nếu hệ thống kiểm tra bị lỗi quá ba mươi phút thì chuyển sang quy trình xác nhận thủ công đã được ghi nhận đầy đủ.”
Hoài Cẩn tiếp tục hỏi thêm bốn câu. Dư An trả lời được ba. Câu cuối liên quan việc tập đoàn có chấp nhận sáu tuần tồn tại hai chuẩn quy trình hay không, cậu nói thẳng: “Phần đó không phải tôi quyết.”
Hoài Cẩn gật đầu rồi quay sang người phụ trách tài chính. “Nếu giữ ngưỡng kiểm soát của tập đoàn từ ngày đầu, còn cách đi qua các bước duyệt giữ tạm sáu tuần, bên anh có chấp nhận được về mặt kiểm soát không?”
Người kia suy nghĩ. “Nếu mỗi giao dịch vẫn ghi rõ nó đi theo bộ quy tắc nào và có báo cáo riêng cho các giao dịch vượt ngưỡng, tôi chấp nhận như phương án chuyển tiếp.”
Hoài Cẩn nhìn Quang. “Sửa kế hoạch.”
Quang ngẩng lên. “Theo phương án của An?”
“Ừ. Ngày đầu áp ngưỡng kiểm soát của tập đoàn. Luồng duyệt hiện tại giữ tối đa sáu tuần. Mỗi tuần chuyển một nhóm sau khi người chịu trách nhiệm được xác nhận.”
Cậu quay sang Dư An. “Tiêu chí để chuyển từng nhóm cậu chốt. Gửi bản đầu ngày mai được không?”
Dư An trả lời: “Được.”
“Vậy vậy đi.”
Không có câu “cậu đúng”. Kế hoạch chỉ thay đổi vì phương án cũ không chịu được dữ liệu mới, và Dư An thấy thế tốt hơn.
Ba giờ mười bảy, mọi người rời phòng gần hết. Quang ở lại vài phút để sửa bảng kế hoạch. Dư An đứng cạnh màn hình kiểm lại câu chữ.
Dòng cũ bị gạch đi, dòng mới hiện lên:
Ngày chuyển đổi: áp ngưỡng kiểm soát chung. Quy trình phê duyệt hiện tại được giữ tạm trong giai đoạn chuyển tiếp, chuyển từng nhóm sau khi xác nhận đủ người chịu trách nhiệm và phương án dự phòng.
Bên dưới, cột người chịu trách nhiệm được tách thành hai phần.
PMI: Tống Hoài Cẩn.
Tiêu chí chuyển hệ thống: Lâm Dư An.
Quang lưu tài liệu rồi nói: “Ổn chưa?”
“Ổn.”
“May mà anh Cẩn chịu đổi nhanh.”
Dư An nhìn cậu ta. “Nếu dữ liệu không đủ thì anh ấy không nên đổi.”
“Ý tôi là nhiều người ở vị trí đó sẽ cố giữ quyết định ban đầu.”
“Thế thì là vấn đề của họ.”
Quang cười. “Hai người đúng là hợp kiểu làm việc.”
Câu nói được thả ra nhẹ như một nhận xét công việc. Dư An không trả lời. Quang cũng không để tâm, cầm laptop đi trước.
Trong phòng chỉ còn Dư An và Hoài Cẩn. Hoài Cẩn đang đóng file. Dư An nhìn tên mình dưới cột quyết định thêm một lúc rồi hỏi: “Nếu người phản đối sáng nay không phải tôi, cậu vẫn đổi kế hoạch chứ?”
Hoài Cẩn ngẩng lên. “Có dữ liệu giống vậy?”
“Ừ.”
“Có.”
Câu trả lời đến không nhanh quá, cũng không chậm đến mức nghe như cân nhắc để làm cậu hài lòng. Dư An hỏi tiếp: “Nếu người đó nói khó nghe hơn tôi?”
“Cậu nghĩ cậu nói dễ nghe à?”
Dư An bật cười trước khi kịp giữ lại. “Được. Câu này tôi nhận.”
Khóe môi Hoài Cẩn động một chút. “Nếu dữ liệu đúng thì cách nói không đổi dữ liệu.”
“Còn nếu cậu vẫn tin phương án cũ tốt hơn?”
“Thì tôi tranh luận tiếp.”
“Đến khi ai thắng?”
“Đến khi đủ để quyết.”
Dư An dựa nhẹ vào cạnh bàn. “Cậu bây giờ thích từ ‘đủ’ thật.”
Hoài Cẩn nhìn cậu. “Ít hơn ‘chắc chắn’.”
Câu nói khiến Dư An im một nhịp. Bảy năm trước, Hoài Cẩn cũng từng nói mình chưa biết đủ. Sau đó khi biết thêm, cậu lại chọn phần nào Dư An được phép biết. Ký ức hiện lên rất nhanh, không cần một câu nào trong phòng gọi tới.
Dư An không để nó kéo cuộc trò chuyện sang nơi khác. “Phần tiêu chí chuyển hệ thống tôi sẽ gửi trước trưa mai.”
“Ừ.”
Cậu cầm laptop lên. Hoài Cẩn cũng đứng dậy, nhưng không đi trước ngay.
Dư An nhìn sang. “Gì?”
“Không gì.”
“Vậy sao chưa đi?”
Hoài Cẩn cầm điện thoại lên. “Tôi đang xem lịch.”
Dư An liếc màn hình đang sáng, đúng là lịch thật. “Tốt. Tôi tưởng lại phải hỏi cậu có đang chờ tôi không.”
Hoài Cẩn nhìn cậu một giây. “Nếu có, tôi sẽ hỏi trước.”
Câu trả lời rất khẽ, nhưng đủ rõ. Dư An không nói gì thêm. Hai người rời phòng cùng lúc rồi tách về hai phía của tầng làm việc.
Gần sáu giờ, Dư An nhận được bản kế hoạch đã cập nhật chính thức. Quang gửi vào nhóm chung. Không có dòng chú thích đặc biệt, chỉ một lịch mới và các đầu việc đã được sửa theo quyết định buổi chiều. Dư An mở file kiểm tra lần cuối, thấy phần mình đề xuất được giữ nguyên gần như toàn bộ. Chỉ có một thay đổi nhỏ: giai đoạn sáu tuần được chia thành ba mốc kiểm tra hai tuần một lần để nếu chuyển nhanh hơn được thì không phải đợi đủ sáu tuần. Hợp lý, nên cậu bấm đồng ý.
Ở góc màn hình, một tin nhắn riêng từ Hoài Cẩn hiện lên sau đó vài phút: “Phần mốc hai tuần tôi thêm. Nếu cậu thấy làm tăng áp lực không cần thiết thì bỏ.”
Dư An đọc xong, gõ: “Giữ được. Chỉ cần coi là điểm kiểm tra, không phải hạn bắt buộc.”
“Được.”
Hai chữ. Không thêm gì khác.
Dư An đóng khung chat, tiếp tục làm tiêu chí chuyển từng nhóm yêu cầu. Cậu mất gần hai mươi phút để nhận ra điều khiến mình để ý nhất trong ngày không phải việc Hoài Cẩn nhớ cốc latte, cũng không phải việc người kia chịu đứng chờ taxi tối hôm trước.
Cốc latte thuộc về ký ức. Còn việc Hoài Cẩn nghe đủ dữ liệu rồi sửa chính kế hoạch mình đang chịu trách nhiệm là chuyện của hiện tại.
Dư An không cần người kia nhường mình. Cậu chỉ cần biết nếu hai người đứng ở hai phía của một quyết định, mình vẫn có thể nói hết câu. Hôm nay, trong một phòng họp, điều đó đã xảy ra.